Geschäftliche Korrespondenz, also Briefe und E-Mails spielen im unternehmerischen Alltag eine wichtige Rolle. Egal, ob man Kunden einen Vertrag oder eine Rechnung schickt, Termine mit Geschäftspartnern vereinbart, Anfragen an Zulieferer stellt oder Anträge an Behörden schickt – Geschäftsbriefe sind nicht zuletzt das Aushängeschild des eigenen Unternehmens. Wenn sie ungeschickt und formlos gestaltet sind, missverständlich formuliert oder wenn wichtige Informationen fehlen, dann kann rasch ein schlechter Eindruck entstehen. Der Kunde oder andere Adressat könnte denken: Wenn die Briefe schon so aussehen, wie geht es dann im restlichen Betrieb zu?
Deshalb sollte man diesem Thema einige Aufmerksamkeit widmen. Optimal ist es, sich schon lange vor der ersten Korrespondenz in der Gründungsphase Gedanken darüber zu machen und Briefvorlagen ebenso wie Mailvorlagen zu erstellen, die man dann später auch seinen Mitarbeitern an die Hand geben kann. Denn auch Einheitlichkeit ist wichtig. Selbst wenn im Grunde alles richtig gemacht wird, ist es unschön, wenn unterschiedliche Mitarbeiter oder Abteilungen ihre Korrespondenz unterschiedlich gestalten, also beispielsweise einen Infoblock an unterschiedlichen Stellen platzieren.
Die DIN 5008 kann hierbei eine große Hilfe sein, zumal sie alle paar Jahre aktualisiert und auf sich verändernde Anforderungen, etwa durch die Digitalisierung, angepasst wird. Obwohl es sich um eine Norm handelt, ist sie nicht mit verbindlichen Vorgaben zu verwechseln. Die DIN 5008 gibt detaillierte Empfehlungen zur Gestaltung und zum Aufbau geschäftlicher Briefe, zur korrekten und unmissverständlichen Darstellung zum Beispiel von Zahlen, Aufzählungen, Anlagen, Abkürzungen, Grußformeln und zahlreichen weiteren Elementen, die in vielen Briefen enthalten sind. Während man von manchen dieser Empfehlungen problemlos und je nach Kontext abweichen kann, ist es bei anderen ratsam, sie genau zu befolgen, um Missverständnisse zwischen Absender und Adressat zu vermeiden.
Oder auch, um sicherzustellen, dass die wichtige Post ankommt: Wie stelle ich eine Adresse richtig dar und warum ist es besser, einen Fensterumschlag zu verwenden, anstatt einen Brief per Hand zu adressieren? Wie schreibe ich längere Zahlen (IBAN-Nummern, Telefonnummern, Rechnungsbeträge) so, dass es nicht zu Zahlendrehern kommt? Welche Hervorhebungen im Brieftext sind sinnvoll, welche eher nicht? Es lauern Fallstricke in vielen kleinen Details, über die man sich vielleicht noch gar keine Gedanken gemacht hat.
Auf den folgenden Seiten hat die Redaktion von GRUENDUNG.DE mit zahlreichen Praxisbeispielen erläutert, welche Regeln die DIN 5008 für Geschäftsbriefe und deren korrekte Ausarbeitung aufstellt, wie man sie anwendet, und auch, welche Regeln bloß optional sind. Je unsicherer man sich bei einzelnen Aspekten des Themas ist, desto genauer sollte man sich an die Vorgaben halten – und mit der Zeit funktioniert es dann ganz von selbst!
