Geschäftskonto-Pflicht – nur für Kapitalgesellschaften

Gesetzliche Geschäftskonto-Pflicht – nicht für alle Unternehmen vorgesehen

Die gesetzliche Geschäftskonto-Pflicht gilt nur für Kapitalgesellschaften sowie für eingetragene Vereine und eingetragene Genossenschaften. Für sie stellt sich die Frage „Geschäftskonto ja oder nein“ somit nicht.

Freiberufler, Solo-Selbstständige und die Gesellschafter von Personengesellschaften, für die keine Handelsregisterpflicht besteht, können für ihre geschäftlichen Transaktionen zumindest theoretisch auch ihr privates Girokonto nutzen – allerdings akzeptieren viele Banken diese Praxis nicht. In ihren AGB wird die geschäftliche Nutzung eines privaten Kontos meist ausdrücklich ausgeschlossen.

Zudem sind mit einem Geschäftskonto viele Vorteile verbunden. Sie grenzen damit private und geschäftliche Zahlungstransaktionen sauber voneinander ab. Hierdurch gewinnen Sie einen transparenten Überblick über den finanziellen Status Ihres Unternehmens. Auch Ihre Buchhaltung und die Erstellung Ihrer Steuererklärung werden durch ein Geschäftskonto erheblich leichter.

Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen – was vom Gesetzgeber hierfür vorgesehen ist

Im Hinblick auf die gesetzliche Pflicht, ein Geschäftskonto zu eröffnen und zu führen, ist zwischen natürlichen und juristischen Personen zu unterscheiden.

Als natürliche Personen gelten Freiberufler, Solo-Selbstständige und Personengesellschaften, sofern sie nicht der Verpflichtung zur Registrierung im Handelsregister unterliegen. Juristische Personen sind alle registerpflichtigen Unternehmen und somit insbesondere Kapitalgesellschaften, aber auch eingetragene Vereine und Genossenschaften. Die Frage „Geschäftskonto ja oder nein“ stellt sich für diese Organisationen nicht.

Freiberufler, Einzelunternehmer und nicht registerpflichtige Personengesellschaften

Freiberuflern und Einzelunternehmern stellt der Gesetzgeber frei, ein Geschäftskonto zu eröffnen oder nicht. Ob sie als Kleinunternehmer tätig werden oder zur Zahlung von Umsatzsteuer verpflichtet sind, ist dafür unerheblich. Voraussetzung dafür ist, dass keine Verpflichtung zum Eintrag ins Handelsregister gegeben ist.

Beispielsweise sind eingetragene Kaufleute oft ebenfalls Solo-Selbstständige, unterliegen durch den verpflichtenden Eintrag ins Handelsregister jedoch auch der Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen. Bei nicht registerpflichtigen Freiberuflern und Einzelunternehmern toleriert das Finanzamt dagegen, wenn sie ihre geschäftlichen Transaktionen über das private Girokonto realisieren.

Für die Gesellschafter nicht registerpflichtiger Personengesellschaften gelten die gleichen Regelungen. Theoretisch können ein oder mehrere Gesellschafter ihren geschäftlichen Zahlungsverkehr auch über ein privates Girokonto abwickeln. Zu empfehlen ist dieses Vorgehen in der Praxis jedoch noch weniger als bei Freiberuflern und Einzelunternehmern, da ein transparenter Überblick über die geschäftlichen Finanzen spätestens bei mehreren Gesellschaftern und ab einer bestimmten Unternehmensgröße nicht mehr möglich ist.

Wichtige Argumente für ein separates Geschäftskonto bestehen beispielsweise in den folgenden beiden Punkten:

Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt

Von der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt sind allerdings auch Freelancer, Solo-Selbstständige und nicht registerpflichtige Personengesellschaften nicht entbunden. Ebenso wie alle anderen Unternehmen sind sie zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Ihre Umsätze und Gewinne weisen sie gegenüber dem Finanzamt durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach.

Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung

Die Grundlage hierfür ist ebenso wie bei Firmen, die zur doppelten Buchführung und der Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet sind, eine lückenlose Buchhaltung, die den geschäftlichen Zahlungsverkehr vollständig erfasst und alle Einnahmen und Ausgaben mit Belegen dokumentiert. Buchung und Dokumentation sämtlicher Transaktionen müssen nachvollziehbar und korrekt erfolgen.

Eine Verpflichtung zur Führung eines Geschäftskontos ist für Freiberufler, Solo-Selbstständige und nicht registerpflichtige Personengesellschaften aus den auf eine ordnungsgemäße Buchführung bezogenen Vorgaben des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung jedoch nicht ableitbar. Wichtig ist lediglich die lückenlose Aufzeichnung aller Transaktionen und ihr Nachweis durch Rechnungen, Quittungen und andere Belege. Für ihren Nachweis können beispielsweise auch eine Handkasse und ein Kassenbuch verwendet werden.

Kapitalgesellschaften, eingetragene Vereine und Genossenschaften

Kapitalgesellschaften gelten dagegen als juristische Personen und sind somit verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Die gesetzliche Verpflichtung, ein Geschäftskonto zu führen, gilt beispielsweise für GmbHs, UGs (haftungsbeschränkt), Aktiengesellschaften und eingetragene Genossenschaften.

Je nachdem, welche Rechtsform das Unternehmen hat, wird sie durch das GmbH-Gesetz, das Aktiengesetz oder das Genossenschaftsgesetz geregelt. Auch eingetragene Vereine gehören zu den juristischen Personen. Im Hinblick auf die Pflicht, als Geschäftskonto zu führen, sind sie damit den Kapitalgesellschaften rechtlich gleichgestellt.

Grundlage der Geschäftskonto-Verpflichtung für Kapitalgesellschaften – Haftungsregelungen

Der Verpflichtung zum Führen eines Geschäftskontos für Kapitalgesellschaften liegt zugrunde, dass abhängig von der Satzung das Gesellschaftsvermögen einer größeren Anzahl von Personen gehört. Bei einer GmbH oder UG sind die Gesellschafter des Unternehmens Eigentümer von Gesellschaftsanteilen, bei Aktiengesellschaften sämtliche Aktionäre, zu denen gegebenenfalls auch externe Anteilseigner zählen.

Im Haftungsfall gilt für Kapitalgesellschaften das sogenannte Trennungsprinzip – sobald die Gründung der Gesellschaft durch den Eintrag ins Handelsregister abgeschlossen ist, ist die Haftung des Unternehmens auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Eine persönliche Haftung der einzelnen Gesellschafter ist im Normalfall ausgeschlossen. Voraussetzung für das Bedienen von Haftungsansprüchen ist daher ein separates Geschäftskonto.

Volle Geschäftsfähigkeit erst durch ein Firmenkonto

Auch um ihre volle Geschäftsfähigkeit zu erlangen, sind Kapitalgesellschaften dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Während des Gründungsprozesses wird zunächst das Stammkapital auf dieses Konto eingezahlt. Den Eintrag ins Handelsregister und damit den Abschluss der Gründung kann der Notar erst in die Wege leiten, wenn ihm der Kontoauszug über diese Einzahlung vorliegt.

Warum ein Geschäftskonto auch ohne Verpflichtung sinnvoll ist

Ein separates Business-Konto ist jedoch auch für Unternehmer sinnvoll, die gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Hierfür gibt es mehrere unterschiedliche Gründe.

• Transparenter Überblick über den finanziellen Status des Unternehmens
  Durch ein separates Geschäftskonto haben Sie jederzeit einen transparenten Überblick über die finanziellen Status ihres Unternehmens. Private und geschäftliche Zahlungsströme sind sauber voneinander abgegrenzt. Unternehmensbezogene Einnahmen und Ausgaben werden kontinuierlich ausgewiesen.
• Vereinfachung von Buchhaltung, Buchführung und Belegverwaltung
  Die Basis einer ordnungsgemäßen Buchführung ist eine lückenlose Buchhaltung auf der Basis von Belegen. Durch ein separates Geschäftskonto ordnen Sie Belege problemlos konkreten Transaktionen zu. Ihre Buchhaltung und Buchführung werden hierdurch immens erleichtert.
• Erfüllung der Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt
  Spätestens bei der Ermittlung Ihrer Umsätze und Gewinne, bei der Erstellung der Steuererklärung oder einer Betriebsprüfung kommen die Vorteile eines Geschäftskontos voll zum Tragen. Sämtliche in den Kontoauszügen aufgeführten Transaktionen werden kontinuierlich ausgewiesen und können eindeutig betrieblichen Zwecken zugeordnet werden.

  Wenn Sie darauf verzichten, ein separates Geschäftskonto zu führen, werden Sie spätestens bei der Erledigung von Steuerangelegenheiten merken, welcher Aufwand aus der Vermischung geschäftlicher und privater Zahlungstransaktionen resultiert. Für das Finanzamt müssen Sie die verschiedenen Zahlungsvorgänge mühsam manuell voneinander trennen. Zudem sind betriebliche Ausgaben oft durch zusätzliche Belege nachzuweisen, die das Finanzamt nicht verlangt, wenn Sie ein Geschäftskonto führen.

  Ein weiterer Vorteil eines privaten Geschäftskontos besteht darin, dass Sie sämtliche Kosten für die Kontoführung steuerlich geltend machen können. Hierzu gehören nicht nur die Kontoführungsgebühr, sondern auch Gebühren für Einzeltransaktionen und die Sollzinsen für einen Kontokorrentkredit. Wenn Sie Ihr privates Konto als Geschäftskonto nutzen, ist diese Möglichkeit nur sehr eingeschränkt gegeben.

• Verfügbarkeit von Unterkonten
  Viele Geschäftskonten sind standardmäßig mit Unterkonten mit eigener IBAN ausgestattet. Andere Banken bieten diese Leistung auf Antrag und dann in der Regel kostenpflichtig an. Unterkonten sorgen zusätzlich für finanzielle Transparenz. Beispielsweise können auf einem Unterkonto Rücklagen für Investitionen oder die Steuerschuld gebildet oder Projektbudgets über ein solches Konto verwaltet werden.
• Kontokorrentkredit und individuelle Finanzierungen
  Unabhängig davon, ob Sie als Freelancer oder gewerblicher Unternehmer tätig sind, müssen Sie auch bei schwankenden Einkünften in der Lage sein, Ihre Liquidität zu sichern. Die meisten Banken bieten ihren Kunden einen Kontokorrentkredit für das Geschäftskonto an. Er entspricht dem Dispo, der für ein privates Girokonto eingerichtet werden kann. Ebenso sind je nach Anbieter individuelle Unternehmensfinanzierungen möglich.

  Vor allem für Freiberufler und Solo-Selbstständige sind geschäftliche Finanzierungsmöglichkeiten über ihr Business-Konto wichtig, da viele Banken einer privaten Kreditaufnahme dieser Kunden oft ablehnend gegenüberstehen.

  Bei den Filialbanken gehören ein Kontokorrentkredit und andere Finanzierungslösungen zu den Standardangeboten. Bei Online-Banken und FinTechs gibt es hier Unterschiede. Beispielsweise sieht die französische Neobank Qonto für ihre Geschäftskonten keinen Kontokorrentkredit vor, dagegen ist die Vergabe individueller Unternehmensfinanzierungen möglich. Die FinTechs Finom und Holvi haben bisher weder einen Kontokorrentkredit noch Gründungs- oder Wachstumsfinanzierungen im Angebot.

• Kontozugriff für mehrere Personen
  Abhängig vom gewählten Kontomodell ermöglichen viele Geschäftskonten den Kontozugriff für mehrere Personen. Wer dazu berechtigt ist, wird bereits bei der Eröffnung eines Geschäftskontos angegeben. Dabei kann es sich beispielsweise um die Gesellschafter, den Geschäftsführer und bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens handeln.
• Innovative digitale Features für Buchhaltung und Finanzverwaltung
  Abhängig von Ihrem Geschäftsmodell können Sie Ihre Buchhaltung durch die Kombination von Business-Konto und Buchhaltung teilweise oder sogar vollständig digitalisieren. Gängige Buchhaltungsprogramme unterstützen Sie beispielsweise bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, bei der Zahlungsnachverfolgung, der digitalen Verwaltung von Belegen und der Vorbereitung von Steuerunterlagen. Einige Programme sind mit einer automatischen Steuerberechnung ausgestattet. Das Berliner FinTech Kontist bietet seinen Kunden zusammen mit seinem Geschäftskonto den Kontist Steuerservice an, der moderne Technologien und die Leistungen professioneller Steuerberater miteinander integriert.

Das passende Geschäftskonto eröffnen

Ein Geschäftskonto eröffnen können Sie bei Filialbanken, Online-Banken und FinTechs. Viele FinTech-Konten sind stark auf die Anforderungen und Bedürfnisse von Freiberuflern, Solo-Selbstständigen und kleineren Unternehmen ausgelegt. Um diesen Zielgruppen administrativen Aufwand abzunehmen, statten diese Anbieter häufig mit Buchhaltungssoftware und anderen innovativen Features für Buchhaltung und Finanzverwaltung aus. Unser Geschäftskonto-Vergleich hilft Ihnen dabei, das für Ihr Unternehmen optimale Business-Konto auszuwählen.

Die Geschäftskonten der Filialbanken stehen Unternehmen aller Rechtsformen offen. Einige FinTechs – beispielsweise Kontist oder die Berliner N26 Bank – wenden sich mit ihren Business-Konten dagegen ausschließlich an Freelancer und Solo-Selbstständige.

Bei Direktbanken und FinTechs eröffnen und führen Sie Ihr Geschäftskonto ausschließlich online. Im digitalen Antragsformular des Anbieters geben Sie Ihre persönlichen Daten, Ihre E-Mail-Adresse und die jeweils abgefragten Informationen zu Ihrem Unternehmen an. Dokumente werden ebenfalls in den Formularen hochgeladen. Ihre Legitimation erfolgt in der Regel durch das Video-Ident-Verfahren. Sobald Sie per E-Mail oder in der mobilen Banking-App die IBAN und andere wichtige Kontodaten erhalten haben, können Sie Ihr Geschäftskonto direkt nutzen. Debit- oder Kreditkarten und gegebenenfalls eine EC-Karte für Ihr Konto werden danach per Post versendet.

Generell gilt: Welches Geschäftskonto Sie eröffnen, hängt von den Anforderungen Ihrer Selbstständigkeit oder Ihres Unternehmens ab. Möglicherweise kommt – unmittelbar nach der Gründung oder bei geringem Transaktionsvolumen pro Monat – auch ein kostenloses Geschäftskonto für Sie infrage. Für die Kontowahl sollten jedoch nicht allein die Kosten, sondern Ihre Anforderungen an die Kontonutzung den Ausschlag geben.

Fazit

Als Freiberufler oder Selbstständiger sollten Sie auf jeden Fall ein Geschäftskonto eröffnen – auch dann, wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind. Für Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG stellt sich die Frage „Geschäftskonto ja oder nein“ grundsätzlich nicht, da der Gesetzgeber die Eröffnung eines Geschäftskontos verpflichtend vorsieht.

Durch ein Geschäftskonto grenzen Sie Ihre beruflichen und privaten Zahlungstransaktionen sauber voneinander ab. Sie kombinieren leistungsstarkes Online-Banking mit der Erleichterung administrativer Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung und Steuern.

Indem Sie ein Geschäftskonto eröffnen, gewinnen Sie Transparenz – und Zeit, die Sie Ihren geschäftlichen Kernaufgaben widmen können.

Häufig gestellte Fragen – FAQ